Hoe Een Backup Verkeerd Kan Gaan

en hoe ik er toevallig achter kwam.

Wat er gebeurde voordat ik gebeld werd

Een kleine uitgeverij met twee medewerkers had een grote opdracht waar ze al maanden aan werkten. Binnenkort zou de deadline komen, dus een van de medewerkers besloot alle bestanden mee te nemen naar het vakantiehuisje om er daar rustig aan te werken. Omdat alle USB sticks vol waren, selecteerde hij alle betreffende bestanden in de Documenten-map en gaf CTRL x. Daarna opende hij de USB-schijf die normaal voor backups gebruikt wordt, door op het icoon Schijf E: op de Desktop te openen, en het spul daar met CTRL v erin te plakken. Tijdens de kopieer actie realiseerde hij dat hij de bestanden aan het verplaatsen was, in plaats van het te kopiëren. Maar omdat de trein kort daarop zou vertrekken had hij geen tijd meer om de bestanden terug te kopiëren. Ze stonden toch op de USB-schijf, dus dat zou goed gaan.

In het vakantiehuisje aangekomen bleek de USB-schijf helemaal leeg te zijn. Geschrokken belde de uitgever zijn partner om uit te zoeken of de bestanden misschien toch nog in de Documenten map zouden staan, maar dat bleek niet zo.

Het verlies van maanden werk zou definitief het faillissement van de uitgever zijn. Daarom werd ik gebeld om de zaak te redden...

Hoe ik te werk ging

Mijn eerste advies was de computer meteen uit te zetten, dat geeft de grootste kans dat weggegooide bestanden nog te redden zijn. Ik pakte mijn tas vol met rescue-cd's en stapte op mijn fiets. Daar aangekomen startte ik toch de Windows-computer, en bekeek de Trashcan. Daar kon ik deze bestanden niet vinden.

Daarna vroeg ik hoe de bestanden heetten, en met de zoek-functie kon ik ze meteen vinden! Het viel me al meteen op dat het pad waarin ze stonden was zoiets als ../Desktop/Schijf E:/... Ik keek naar de Desktop en vond daar een icoon met naam Schijf E:, en bij nadere inspectie bleek dit een gewone Bestands-map te zijn.

Wat was er nou aan de hand?

De medewerker van de uitgeverij was stomverbaasd dat ik de Schijf E: gewoon kon openen en alle bestanden kon bekijken. De USB-schijf was toch afgekoppeld?

Kennelijk heeft ooit iemand deze map op de Desktop geplaatst, en voorzien van een externe-schijf-icoon. Al die tijd heeft men geloofd dat dit de (permanent) aangekoppelde USB-schijf betrof.

Aan de hand van de datums van de bestanden zag ik dat de laatste zeven jaar alle back-ups en reserve-kopieën naar deze map gestuurd waren, terwijl men dacht dat ze veilig op de USB-schijf geschreven waren. De USB-schijf heeft al die jaren helemaal niets gedaan!

Conclusie

Als de harde schijf van het systeem beschadigd zou zijn geraakt, zou de uitgeverij al het werk kwijt zijn geweest.

Vertrouw dus nooit of een bepaalde werkwijze ook de juiste is. Controleer en daarna dubbel-controleer alles wat je doet. Een back-up kan je alleen vertrouwen als je een back-up ook daadwerkelijk hebt terug geschreven -op een andere computer en in een andere situatie. En dat ook regelmatig herhaalt.

Op het ogenblik dat je een back-up echt nodig hebt, en dat is altijd wanneer de paniek ten top gestegen is, moet je precies -door oefening geleerd, weten hoe je jouw bestanden uit de back-up terugschrijft.

Pas toen de USB-disk na zeven jaar werd losgekoppeld van het systeem, bleek dat al die tijd de procedure verkeerd was gedaan.

Ook is het belangrijk dat de back-up schijf regelmatig vervangen wordt door een verse schijf, en de oude op een andere plek (buiten het bedrijf of huis) veilig bewaard wordt.

Epiloog

Ik bood aan een offerte te maken voor een betrouwbare geautomatiseerde cloud-backup. Maar dit werd afgewezen. Ze hadden hiervan geleerd en zouden in het vervolg beter oppassen...

Dr.Daan